Microsoft Power BI

Analys av Appwesome

När jag vill förstå vad som händer i ett arbete räcker det sällan med en lång tabell. Jag vill snabbt se vad som sticker ut och kunna följa upp utan att öppna datorn. Det är där Microsoft Power BI känns mest användbart: appen gör rapporter och visualiseringar tillgängliga när jag är på språng. Den riktar sig framför allt till dig som redan arbetar med Power BI på jobbet och behöver ha koll på informationen även utanför skrivbordet.

Rapporter blir mer användbara när de följer med

Det viktiga här är inte bara att siffror blir diagram, utan att en rapport kan fungera som en snabb överblick i vardagen. På mobilen kan jag kontrollera en utveckling mellan möten, se om ett nyckeltal rör sig åt fel håll och sedan ta med en konkret fråga till kollegorna. Det är en annan sorts användning än att bygga en fullständig analys från grunden: appens styrka är att göra redan sammanställd information lättare att nå och överblicka.

Den skillnaden är värd att ha i åtanke innan du installerar. Om du förväntar dig ett fristående kalkylprogram där du börjar med rådata och gör hela analysarbetet i mobilen kan upplevelsen bli en besvikelse. Power BI passar bättre när rapporter och datainnehåll redan ingår i ditt arbetsflöde. Jag ser den därför främst som ett komplement till arbetet vid datorn, inte som en ersättning för alla verktyg som används för att förbereda, granska och presentera data.

Så får du nytta av appen under arbetsdagen

Ett realistiskt exempel är en butikschef som före öppning vill kontrollera försäljningen från föregående dag. I stället för att leta efter en rapport i mejlen kan chefen öppna den på mobilen, se vilka kategorier som avviker från det vanliga och spara själva uppföljningen till ett lugnare tillfälle. Den sortens snabb kontroll är mer värdefull än den låter: den hjälper dig att upptäcka vad du bör undersöka, utan att låtsas att ett diagram i sig förklarar orsaken.

Mitt råd är att börja med ett fåtal rapporter som faktiskt besvarar återkommande frågor. En rapport med tydliga rubriker och väl valda diagram blir lättare att läsa på en liten skärm än en vy full av detaljer. Tänk också på vilken fråga du vill kunna besvara när du öppnar den: ”Hur går det jämfört med målet?” är mer användbart än att bara bläddra bland alla tillgängliga siffror. När rapporten har ett tydligt syfte blir mobilen en praktisk kontrollpunkt i stället för ännu en plats där information samlas.

När mobilen hjälper – och när den begränsar

Att kunna se en rapport snabbt är inte samma sak som att kunna analysera den bekvämt. Små diagram kan vara svåra att jämföra, långa etiketter tar plats och en tät rapport kan kräva mer zoomning och letande än man vill göra på telefonen. Om jag behöver spåra flera samband, granska detaljer eller förbereda en genomarbetad presentation föredrar jag en större skärm. Mobilen passar bäst för orientering och uppföljning; datorn är det bättre valet när arbetet kräver koncentrerad analys.

Det är också klokt att skilja mellan att visa en siffra och att förstå den. Ett oväntat värde kan bero på en verklig förändring, men också på hur rapporten är uppbyggd eller vilket urval som visas. Jag använder därför mobilen för att formulera nästa fråga, inte för att dra långtgående slutsatser på stående fot. Den vanan gör appen mer användbar och minskar risken att ett snabbt ögonkast blir ett förhastat beslut.

Mäktiga visualiseringar

Det första som slog mig när jag öppnade appen var hur otroligt intuitiv den är. Om du är något som jag, älskar du att se data i form av vackra diagram och grafer. Med Power BI kan du skapa precis det – och det är enklare än att baka en sockerkaka! Du kan dra och släppa dina data och skapa snygga visualiseringar på nolltid. Och lita på mig, det kommer att göra chefen nöjd när du presenterar dem i nästa möte.

Integration och anslutning

Ett annat område där Power BI verkligen glänser är dess förmåga att integrera med andra datakällor. Oavsett om det är Excel, SQL Server eller till och med Google Analytics, kan Power BI hantera det. Jag blev överraskad över hur smidigt det var att ansluta alla dessa olika källor och sammanställa en helhetsbild av data. Det känns lite som att ha din egen personliga dataassistent.

Användarvänlighet

Något som jag verkligen uppskattade var hur användarvänligt gränssnittet är. Till skillnad från vissa andra BI-verktyg som kan kännas överväldigande, gör Power BI det enkelt att navigera och förstå. Det är nästan som att appen vet vad du behöver innan du själv gör det. Och för oss som inte är dataingenjörer, är det en riktig livräddare.

Power BI har också en funktion som kallas "Q&A" där du kan ställa frågor på naturligt språk och få svar i form av diagram och grafer. Jag testade detta och det fungerade över förväntan. Det är som att chatta med en riktigt smart kollega.

Koll på säkerheten

Säkerhet är alltid en stor fråga när det kommer till data, och Power BI tar detta på största allvar. Med inbyggda funktioner för dataskydd och säker delning, kan du känna dig trygg med att dina data är i goda händer. Det är skönt att veta att Microsoft har tänkt på detta, så att du kan fokusera på det viktiga – att få ut det mesta av dina data.

Power BI är en kostnadsfri app från Microsoft Corporation för jobbrelaterad användning. Den har ett genomsnitt på 4,6 från omkring 74 000 betyg och har installerats över 5 miljoner gånger. Åldersmärkningen är PEGI 3, den lanserades den 10 juli 2015 och den aktuella versionen är 2.2.260420.21301456. För Android krävs version 11 eller senare. Det här ger en bild av en etablerad mobilapp, men popularitet säger förstås inte om den passar just ditt sätt att arbeta.

Vem får mest ut av Power BI?

Jag tycker att appen passar bäst för chefer, säljare, analytiker och andra som behöver återkomma till rapporter under dagen men inte alltid sitter vid en dator. Den kan också vara praktisk för den som vill kontrollera en gemensam verksamhetsbild inför ett möte, snarare än att bygga en egen analys där och då. Om du redan använder Power BI i organisationen blir steget till mobil åtkomst naturligare än om du bara är nyfiken på dataanalys och saknar rapporter att öppna.

För en ny användare är det bra att fråga sig var informationen ska komma ifrån och vem som förbereder rapporterna. Appen gör störst nytta när det finns en genomtänkt rapport att följa; den ersätter inte automatiskt arbetet med att välja relevanta mått, kontrollera datakvalitet eller förklara vad siffrorna betyder. Om du är ensam användare som främst vill sortera en enkel lista eller räkna på några värden kan ett kalkylblad kännas rakare och mindre omständligt.

Jämfört med kalkylblad och andra analysverktyg

Excel är ofta smidigare när jag själv vill redigera celler, göra en snabb beräkning eller prova mig fram med en liten datamängd. Power BI blir mer intressant när informationen behöver sammanställas i rapporter som flera personer återkommer till. Det är inte en tävling där det ena verktyget alltid vinner: kalkylblad lämpar sig för flexibel handpåläggning, medan en BI-lösning blir användbar när man vill följa en återkommande vy och diskutera samma mått tillsammans.

Jämfört med att bara få rapporter som bilagor i mejl är mobilappen mer direkt för en snabb kontroll, men den gör inte en rörig rapport tydligare av sig själv. Och jämfört med att arbeta i en webbläsare eller på dator får du bekvämlighet på bekostnad av arbetsyta. Jag skulle välja mobilen för att hålla mig orienterad och den större skärmen när jag behöver jämföra många detaljer eller reda ut varför en förändring skett.

Små vanor som gör rapporterna lättare att använda

En användbar vana är att skilja mellan rapporter du behöver följa ofta och sådana du bara öppnar ibland. Börja med de vyer som hjälper dig fatta eller förbereda ett konkret beslut, och lär dig vilka mått som är relevanta innan du skummar igenom resten. Om något ser avvikande ut, notera vad du vill kontrollera senare i stället för att försöka lösa hela analysen på telefonen. Det gör användningen mer fokuserad och hjälper dig att ta med rätt fråga till nästa samtal.

Jag skulle också vara försiktig med att dela eller visa arbetsinformation i situationer där andra kan se skärmen. Appen är gjord för att ge tillgång till jobbdata, så det är värt att följa organisationens rutiner för åtkomst och hantering. Det är inte ett skäl att undvika mobil användning, men en påminnelse om att bekvämlighet och ansvar behöver gå hand i hand när rapporterna innehåller information som inte bör spridas fritt.

Vad du bör veta innan du börjar

En vanlig fråga är om appen passar även den som inte bygger rapporter. Ja, den kan vara relevant om du har tillgång till rapporter som någon annan har skapat och ditt behov främst är att läsa och följa dem. Om du däremot vill börja från tomma data och forma en omfattande analys är datorarbete vanligtvis en bättre utgångspunkt. På samma sätt beror nyttan av Q&A på om rapporten och dess innehåll lämpar sig för den typ av fråga du ställer; jag ser det som ett snabbt sätt att utforska, inte som en garanti för att varje fråga ger ett fullständigt svar.

En annan rimlig fundering är om appen kan ersätta den vanliga rapportgenomgången. För mig är svaret nej när diskussionen kräver att flera personer granskar detaljer, ifrågasätter antaganden och kommer överens om nästa steg. Den kan däremot göra förberedelsen enklare: jag kan komma till mötet med en tydligare bild av vad jag vill fråga om. På så sätt kompletterar mobilen samarbetet i stället för att försöka ersätta det.

Om du vill ha rapporter nära till hands och redan arbetar med Microsofts analysmiljö är Power BI värd att prova. Jag uppskattar framför allt möjligheten att snabbt orientera mig och upptäcka vad som förtjänar en närmare titt. Begränsningen är lika tydlig: små skärmar och färdigbyggda rapporter passar inte alla analysuppgifter. Välj den för löpande överblick, men ta fram datorn eller ett kalkylblad när du behöver arbeta mer fritt och noggrant.